[신간] 더 워크 The Work

한강타임즈= 손우현 기자

업무 효율화는 개인에게만 필요한 것인가? 물론 개인의 노력도 중요하지만, 회사의 관심과 구성원이 효율적으로 일을 할 수 있는 환경을 조성해 주어야 한다. 과거 엉덩이를 붙이고 오래 일하는 척하는 사람, 눈치 보며 퇴근 못하는 사람, 실무자가 일은 다 하고 결과와 성과는 직책자가 독식하는 이야기를 심심찮게 들을 수 있다. 그렇다면 회사에서는 어떤 관심을 가져야 하는가?

일에 대해 가장 잘 알고 있는 사람은 업무를 전담하고 진행하고 있는 실무자다. 하지만 실무자는 고충이 매우 많다. 업무에 필요한 비품을 구매하고, 마케팅을 진행하고, 외주 또는 BP 프리랜서를 고용하고, 중요한 일부터 사소한 일까지 전결 규정을 따라 기안서나 전자결재를 받아 처리해야 한다. 프로젝트별로 한정된 예산이지만 실무자의 법인 카드 한도는 한정된 예산보다 작아 한도 증액을 신청해야 하기에 진정 중요한 핵심을 고민할 시간이 없다. 회사에서는 통제, 기준을 지켜야 한다고 이런 비효율적인 방식을 고수해야 하는가?

몇 년 전부터 유행하던 애자일(Agile)한 조직으로의 변화에 빠르게 적응하고, 지속적인 개선과 협력을 통해 유연함을 추구한 것처럼 전결 규정도 애자일해야 한다. 매년 사업 모델(BM)에 따라 조직은 개편되는데 전결 규정은 변한 게 없다. 유연한 계획을 수립하고, 구성원 개인에게 자율성과 책임을 보장하고, 지속적인 개선과 의사소통으로 통제 수단이 아닌 효율적인 일 처리를 위한 지원 사항으로 변화해야 한다.

단적인 예를 들자면 A 기업에 구성원은 5,000명 정도인데 1명의 직책자가 결재해야 하는 문서는 1개월에 약 200개, 비용처리 결재는 약 500개, 근무 승인은 100개다. 최종 결재를 진행하는 직책자가 모두 볼 수 있겠는가? 당연히 모두 볼 수도 없을뿐더러 관심도 없다. 전자결재로 진행되는 순간 전체 선택 후 승인 처리하기 바쁘다.

B 기업에서는 기안서가 승인받기 위한 도구다. OO 프로젝트를 시행하기 위한 문서로 예산, 진행 방법, 진행 내용, 일정 등이 있다. 탑다운이든 바텀업(Bottom-Up)이든 최소 육하원칙에 따라 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 하는지 어떤 목표와 비전을 가지고 수행하는지, 해당 프로젝트를 수행하고 나서 기대하는 효과는 무엇인지 명확해야 한다.

회사에서는 구성원의 채용부터 퇴직까지 전체 사이클 사이사이에 업무 효율화를 심어 주어야 한다. 기업에서 원하는 인재상을 기준으로 채용했으나 처음 회사에 들어 온 구성원은 기존에 하던 업무 방식이 익숙하다. 현재 회사보다 더 효율적일 수도 효율적이지 않을 수도 있다. 여기서 핵심은 새로운 구성원이 새로운 시각에서 조직의, 팀원의 업무 방식이 효율적인가를 관찰할 수 있다는 점이다. 또한 신규 구성원에게 온보딩부터 업무 효율화에 힘쓰는 조직이라는 인상을 심어 주면, 스스로 자신의 업무 효율화에 자연스럽게 관심을 가질 것이다.

사회생활을 시작하면서 자기만의 ‘일’을 할 수 있다는 것에 느꼈던 설렘이 있을 것이다. 시간이 흘러 일의 희로애락을 느끼다 보면, 문득 ‘일을 잘하고 있는가?’라는 질문을 자신에게 던지기도 한다. 일의 의미에 대해 찾아보면 크게 두 가지로 나눌 수 있다. 비교적 짧은 기간에 벌어지는 어떤 행위, 사건, 활동 등을 뜻하는 ‘일’과 좀 더 넓은 범위의 직업, 업무, 업적, 성취와 같은 행위에 따른 결과와 성과를 의미하는 ‘일’이 있다. 일은 우리 삶에서 빠질 수 없다. 가정에서, 직장에서, 조직에서, 사회에서 자신의 가치와 사회적 위치, 자아실현을 실현하는 핵심 도구이자 수단이기 때문이다. 그래서 《더 워크》는 현재의 일을 제대로 파악하고 성과를 만들며 최대의 효율과 최고의 효과를 올리기 위한 ‘업무 효율화’에 대해 각 분야 실무 전문가들의 인사이트를 담아내었다.

최대영, 김지혜, 배봉기, 성봉선, 최지훈 권익주 | 북스고 펴냄